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          【管理智慧】 向三星學如何開會

          2014-06-03 新希望六和商學院


          一個簡單卻很有意義的公式:

          ①開會+不落實=零

          ②布置工作+不檢查=零

          ③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。


          三星在90年度崛起,李健熙首先發起公司的“會議文化”改良,建立良好的會議文化。

          三星的巨大成功離不開強有力的中控平臺,就是高效的“會議文化”體系,以下是三星公司如何高效開會的,與大家分享:


          一、凡是會議,必有準備

            在三星,永遠不開沒有準備的會議,會議最大的成本是時間成本,會議沒有結果就是對公司的犯罪,沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。所以,在三星重大的會議 由事先檢查制度,沒有準備好的會議必須取消。在會議前,必須把會議材料提前發給與會人員,與會人員要提前看材料并做好準備,不能進了會議室才開始思考。


          二、凡是會議,必有主題

          在三星,開會必須要有明確的會議目的,在會議準備的前3頁PPT,必須顯示會議主題?!]有主題和流程的會議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費大家的生命。


          三、凡是會議,必有紀律

          在三星,開會設一名紀律檢查官(一般由主持人擔任),在會議前先宣布會議紀律,對于遲到要處罰,對于會議上不安流程進行要提醒,對于發言帶情緒要提醒,對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰,對于在會上發惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。


          四、凡是會議,會前必有議程

          要在會議之前明確清楚的會議議程,會議運營人員并要在會前書面發給各參加會議的人員,使他們能了解會議的目的、時間、內容,每一項討論必須控制時間,不能泛泛而談,海闊天空?! ?


          五、凡是會議,必有結果

          開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達成結果,將是對大家時間的浪費,所以,每個人都要積極的參與到會議議程中來,會議監督官有權利打斷那些偏離會議主題的冗長的發言,會議時間最好控制在1.5-2H以內,太長的時間會超過人的疲勞限度。會議主持人要設置時間提醒,還有30分鐘,還有10分鐘。會議的決議要形成記錄,并當場宣讀出來確認。馬上進入執行程序。


          六、凡是開會,必有訓練

          三星把培訓是看成節約時間成本的投資,讓員工快速成長。培養員工,讓員工減少犯錯,提示技能,本質是提高了時間價值。


          七、凡是開會,必須守時

          設定時間,準時開始、準時結束:準時開始、準時結束實際上就是尊重別人的時間,開會一定要準時,并要對每個議程定個大致的時間限制,一個議題不能討論過 久,如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結論的話要事先通知與會人員,使他們有思想準備。


          八、凡是開會,必有記錄

            一定要有一個準確完整的會議記錄,每次會議要形成決議,會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限,由于會議沒有形成決議,導致會議的作用沒有體現出來,更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義,直接影響其不想主持開會或者參與開會。


          九、凡是散會,必有事后追蹤

            記住“散會不追蹤,開會一場空”。加強稽核檢查:要建立會議事后追蹤程序,會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查,如有意外可及時發現適時調整,確保各項會議決議都能完成。


          十、最后請記住三個簡單卻很有意義的公式:

          ①開會+不落實=零

          ②布置工作+不檢查=零

          ③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。






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